Tácticas para el trabajo a distancia en la coyuntura del COVID-19

Para las empresas globales con equipos dispersos geográficamente, estas inquietudes son “pan comido”, ya que tienen procesos sólidamente incorporados a su sistema de gestión y que son parte de la cultura de trabajo de la empresa.

Sin embargo, para empresas que ahora —ante la crisis por la pandemia del COVID-19— tienen algunos empleados en oficina central, y otros que trabajan de forma remota, o en los casos en que el 100% están laborando a distancia, debe haber claridad y consciencia en la gestión de los empleados en oficina y empleados remotos (como quienes desarrollan su actividad desde casa). Sin la supervisión directa y cara a cara, ¿cómo los trabajadores remotos pueden mostrar a sus supervisores que están efectuando el trabajo y avanzando en los compromisos de acuerdo a lo prometido? Hay estrategias eficaces que se pueden utilizar de forma proactiva para demostrar el accountability (rendición de cuentas) a sus supervisores en lugares remotos.

Comunicar, comunicar y comunicar

Desde el principio del trabajo a distancia, los acuerdos que se establezcan respecto al modelo de comunicación que se seguirá, son clave. De hecho, en la primera etapa de trabajo a distancia, hay que tener un exceso de comunicación (programada o casual), ya que en esta instancia se están definiendo los estándares y construyendo la confianza entre supervisores, empleados y respecto al propio trabajo en remoto.

Es importante tener conversaciones abiertas entre supervisor y miembros del equipo, antes de comenzar el teletrabajo, para que ambos están en la misma página y tengan las mismas expectativas. Estas conversaciones deben cubrir todos los detalles de los acuerdos de trabajo, incluidos los siguientes elementos:

• Horarios. ¿Qué tanto, usted como su supervisor, espera que se mantenga el horario laboral normal ahora que se va a trabajar de forma remota en lugar de en la oficina? ¿O ambos pueden hacer un compromiso no de horario si no de trabajo cumplido y de disponibilidad necesaria para resolver problemas? ¿Es parte del acuerdo que todos están disponible para las reuniones diarias o semanales que están programadas de antemano? Definir estas prioridades es fundamental para crear y mantener los flujos de trabajo a distancia realistas tanto para el empleado y como para su supervisor.
• Atención de temas urgentes: Si se definió un horario, pero algo urgente surge, ¿cómo se va manejar? ¿Están de acuerdo en la posibilidad de tener contacto a través de llamadas telefónicas o mensajes instantáneos? Además, ¿qué parámetros de rapidez  de respuesta se han definido si el evento se produce en horas laborables? ¿Y qué tan rápido si es fuera de ese tiempo? ¿Qué pasa respecto al fin de semana?

Las respuestas a estas preguntas serán diferentes para cada posición, cada empresa, y cada relación supervisor-supervisado.  Es importante que tanto el trabajador como su supervisor tengan las mismas ideas sobre lo que constituye un asunto urgente y lo que se espera como tiempo y profundidad de la respuesta.

La comunicación continua con su supervisor

Otra expectativa importante establecer desde el principio es la frecuencia con la que el equipo y su supervisor deben comunicarse. ¿Sus proyectos requieren seguimiento diario? ¿Tal vez con cinco minutos de videoconferencia rápida grupal al principio y al final de cada día es suficiente? ¿Cuál es la fórmula de comunicación adecuada a nivel individual?

El contacto frecuente (sin exagerar) es una buena idea mantener la conexión humana y desde la perspectiva de gestión e integración de equipos. El supervisor podría estar al tanto de si alguien necesita apoyo en su trabajo y se asegurará de que no hay nada que le impida el progreso en tus tareas del equipo.

Juntas programadas

Además de diálogos informales enfocados en resolver dudas y dar seguimiento, reuniones más estructuradas deben ser parte del esquema de comunicación que facilite un trabajo en remoto para buenos resultados. Una reunión semanal con su equipo por videollamada es una buena manera de que todos se miren, de que se actualicen unos a otros en los proyectos, y de que se reconecten como compañeros de equipo.

También tiene sentido que cada persona tenga un uno-a-uno con el supervisor para dar actualizaciones más estructuradas sobre actividades semanales, para que el supervisor tenga una visibilidad completa del trabajo de cada miembro de su equipo.

Con estas sugerencias y un compromiso personal verdadero con el trabajo a domicilio productivo, usted irá construyendo la confianza de su supervisor como el trabajador profesional en remoto que es. Y si —como al parecer sucederá post pandemia— vamos tener que cambiar algunos de los estereotipos asociados a “trabajar desde casa” y fomentar la aceptación del trabajo a distancia como una política profesional estándar, todos tendremos que hacer lo que podamos para ayudar a que empleados y supervisores se sientan cómodos y que confíen en el trabajo a distancia. La rendición de cuentas ágil y visible es un gran punto de partida.

¿Qué acciones tomará en su negocio y en su vida, en este sentido?