Fabricante de películas Publipak apuesta por sistema de administración de datos

Fundada en 1986, la empresa familiar Publipak (Matamoros, México) produce una amplia gama de bolsas plásticas, películas y materiales de empaque para una variedad de aplicaciones industriales, comerciales, residenciales y agrícolas. 

La empresa atiende a más de 150 clientes y el 60 % de sus exportaciones a Estados Unidos. Nueve extrusoras, dieciséis máquinas de conversión y una impresora son atendidas por sesenta operarios y veinticinco directivos, lo que convierte a Publipak en uno de los mayores y más respetados fabricantes de plásticos de la zona.

Con el objetivo declarado de convertirse en el proveedor más fiable de empaques y películas a base de polímeros en el noreste de México y el sur de Texas, Publipak entiende la importancia de la mejora continua y la adopción de tecnologías probadas. Por eso, cuando las diferencias entre los sistemas, las máquinas y los procesos crearon problemas de producción, programación y rentabilidad, la empresa se puso a buscar una solución.

Retos de la administración de datos

Al igual que muchos fabricantes que emplean diversos equipos, sistemas y procesos, la administración y visibilidad de los datos puede ser un reto.  Con los datos dispersos en tres sistemas independientes, a Publipak le resultaba imposible calcular el costo y precio de los productos con precisión o conciliar los pedidos con los lotes reales de producción.

Además, esta falta de información creaba cuellos de botella y afectaba a los plazos de entrega, debido a que los informes de inventario de materias primas inexactos retrasaban la producción. La administración de la información se había convertido en un proceso ineficaz basado en el papel que requería más de 120 horas de trabajo semanal para actualizar manualmente las listas de precios.  

Sabiendo que era el momento de automatizar y centralizar la administración de datos, Publipak eligió el ERP (Enterprise Resource Planning) CyFrame. Desarrollado especialmente para la industria de plásticos, los usuarios de CyFrame están reportando mejoras cuantificables tanto en la eficiencia como en el resultado final. Los márgenes aumentan al reducir los costos, los precios reflejan los costos reales y la producción refleja con exactitud los pedidos.

Además, los retrasos en la producción son cosa del pasado, debido a que el sistema ayuda a mantener con precisión el inventario de materias primas. Por último, se eliminan el tiempo y los costos asociados a la introducción manual de datos gracias a la actualización automática de las listas de precio en sólo 30 minutos. Con estas y otras ventajas, Publipak prevé un retorno de la inversión en sólo 12 a 24 meses.

El éxito a largo plazo de cualquier empresa depende de unos márgenes saludables pero la fijación de precios puede ser difícil sin información precisa. CyFrame elimina las suposiciones al proporcionar la información necesaria para respaldar estas decisiones críticas. Armado con estos datos, el director de Publipak, Rogelio García, dispuso de los análisis necesarios para justificar la subida de precios tres veces en los últimos seis meses. 

“Como cualquier empresa, simplemente no podemos permitirnos mantener a los clientes que nos cuestan dinero”, explicó García.

“La precisión de CyFrame proporciona los datos de apoyo y la confianza cuando informo a los clientes que los precios están aumentando para cubrir los crecientes costos”.

Sólo cuatro meses después de implantar CyFrame, Rogelio ha visto cómo las márgenes mejoran en el primer año. El sistema proporciona los datos para calcular con precisión el costo y el precio de cada una de las 800 referencias que fabrica la empresa, al tiempo que mejora la eficiencia operativa.

“En este momento, el retorno de la inversión es algo seguro: es demasiado pronto para decir si será un retorno de la inversión en 12, 18 o 24 meses, pero los beneficios que he visto hasta ahora son sólo la punta del iceberg”, dice García, que ahora confía en CyFrame para comparar con precisión el costo real de las mercancías vendidas frente al costo previsto.

De datos a información

Desde la implantación de CyFrame, Rogelio ha aprendido que hasta el 30 % de los lotes tardan un 40 % más de tiempo en completarse que lo presupuestado. Aparte del impacto en el costo real de producción de una referencia, también puede crear retrasos en la producción que dificultan el cumplimiento de los plazos negociados.

Con una actualización de precios más frecuentes gracias a un mejor cálculo de costos, CyFrame puede modificar los precios de las 800 referencias en unos 30 minutos, lo que supone un enorme ahorro de tiempo respecto a las 120 horas que se tardaba en realizar esa misma tarea manualmente.

Ahora, con una solución de entrada de datos e informes automatizada, los supervisores tienen más tiempo para centrarse en la gestión de los empleados y en la mejora de las operaciones.

Resolver los problemas antes que afecten los costos

Un acceso rápido y fácil a los detalles oportunos y precisos sobre los excesos, la producción duplicada y el inventario no vendido proporciona un mejor control del negocio. Una vez que cualquier anomalía en la producción es reportada por CyFrame, García puede desarrollar e implementar rápidamente una solución antes de que la situación se agrave y se acumulen los costos. 

Por ejemplo, un reporte de CyFrame indicaba que los operadores producían más de lo que había sido pedido. Incluso se demostró que, en ocasiones, algunos lotes habían sido producido 2 veces. Los excesos de producción y los pedidos duplicados habían agravado los costos de las materias primas y creado una falta de existencias que afectaba a la producción, las entregas y las márgenes.

Asimismo, los lotes que los operarios suspendían hacían que fuera costoso mantener a los clientes contentos. Si Publipak tenía que suspender un trabajo para terminar de atender un pedido anterior, el efecto del cambio en términos de costo, molestias, tiempo de inactividad y desechos era astronómico. 

“CyFrame nos avisa ahora de las discrepancias en la producción y en los pedidos mucho antes de que se acumule el inventario. Este era un problema importante que teníamos antes, ya que a veces nos dábamos cuenta que había un año de producto terminado sin vender en el almacén”. García señaló que los operadores parecen tener siempre excusas para el exceso de producción.

“Como el 75 % de nuestro producto es a medida, no hay forma de recuperar el costo de las materias primas, el remolido, la producción y el almacenamiento”.  

CyFrame hace un seguimiento de los niveles de inventario y prevé las necesidades de materias primas en función de los pedidos. Esto permite a las empresas cumplir los estrechos plazos de producción y reducir los costos de mano de obra. En el pasado, los operarios de Publipak podían empezar un lote de producción y descubrir en medio camino que les faltaba una materia prima. Un inventario inexacto retrasaba la producción y obligaba a los operarios a hacer horas extras para ponerse al día.

En la actualidad, García sabe exactamente qué pedidos están programados en una máquina, qué porcentaje del pedido se ha ejecutado, la relación de calidad (piezas producidas vs rechazadas), incluso puede identificar a los operarios con mejor rendimiento. CyFrame puede ayudar a elevar el rendimiento de los operarios.

Después de saber que los índices de rechazo eran incoherentes entre los turnos y los operarios, Rogelio descubrió que algunos operarios no habían registrado todos los rechazos ni habían identificado correctamente el motivo del rechazo. Como ahora puede cuantificar las incoherencias, Publipak puede abordar estos problemas con más formación.

Ahora los operarios pueden ver los pedidos priorizados digitalmente en pantallas táctiles convenientemente situadas en la planta. Ya no es necesario clasificar manualmente los pedidos impresos en papel y apilados al azar en las mesas, ni buscar pedidos extraviados o páginas perdidas. En general, los operarios están encantados con CyFrame porque tocar la pantalla táctil es más rápido y sencillo que registrar físicamente la información en las hojas de control al final del turno.

“Estamos duplicando el número de pantallas que cuentan con escáner de códigos de barras e impresoras Zebra, porque han sido una gran ventaja para los procesos comerciales y los operarios”, dice García. “Pronto tendremos una pantalla por cada dos máquinas”.

Con CyFrame, García y sus empleados, gerentes, supervisores y operarios tienen acceso a información precisa y en tiempo real, en lugar de datos de hace días o semanas. Y como los problemas se abordan con mayor rapidez, los costos asociados a todo, desde los rechazos hasta el rendimiento de las máquinas, no se acumulan a lo largo de varios turnos.

Decisiones empresariales rápidas y fundamentadas 

“CyFrame nos ofrece consejos, herramientas y mejores prácticas, así como una serie de informes estándar y personalizados que nos permiten tomar decisiones mejores y más informadas con mayor rapidez”, afirma Rogelio García. 

Cuando Publipak decidió actualizar e innovar su sistema ERP con uno que lo ayudara a gestionar la empresa de forma más eficiente y rentable, eligió a CyFrame, específico para la industria del plástico en lugar de un ERP genérico. Desarrollado por personas con experiencia práctica en el sector, específicamente para los fabricantes de plásticos, CyFrame ofrecía múltiples ventajas.

También aprecia el hecho de que el ERP de CyFrame, que gestiona la manufactura de plásticos para más de 200 clientes en 15 países, haya evolucionado para reflejar las mejores prácticas de los clientes y se adapte a múltiples monedas.